DPS Słoneczne Wzgórze

Zamawiający:

Nabywca: Powiat kwidzyński ul. Kościuszki 29b, Kwidzyn82-500, NIP 5811960802 Odbiorca: Dom Pomocy Społecznej „Słoneczne Wzgórze”
ul. Słoneczna 14, Ryjewo 82-420
Tel. (55) 277 42 36 fax. (55) 277 42 57
e-mail: dom@dpsryjewo.pl,
https://dpsryjewo.nowybip.pl

I. Informacje ogólne
Załączniki określone w zaproszeniu należy wypełnić ściśle według warunków i postanowień
zawartych w zaproszeniu bez dokonania w nich jakichkolwiek zmian.
W przypadku gdy jakaś część danego dokumentu (załącznika) nie dotyczy Wykonawcy
należy wpisać w tym miejscu „nie dotyczy”.
W zapytaniu ofertowym Zamawiający jednakowo traktuje wszystkie podmioty ubiegające się
o zamówienie publiczne, zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
Wykonawców, wg reguły dotyczącej jawności postępowania i dokumentowania czynności
w formie pisemnej. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego dla zamówień o wartości
niższej niż kwoty określone w art. 2 ust 1 Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024. poz.1320 ze zm.)

II. Kod CPV
98371000-4 – usługi pogrzebowe
98371100-5 – usługi cmentarne i kremacyjne
 

III. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług pogrzebowych zmarłym
mieszkańcom, których pochowanie zleca Dom Pomocy Społecznej „Słoneczne Wzgórze”
w Ryjewie – załatwienie wszelkich formalności związanych z pogrzebem.
2. Pogrzeb na podstawie zlecenia Zamawiającego może być przeprowadzony jako pogrzeb
tradycyjny lub pogrzeb z kremacją zwłok.
3. Przechowywanie zwłok zmarłych mieszkańców Domu Pomocy Społecznej „Słoneczne
Wzgórze” w Ryjewie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
 

IV. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. W przypadku pogrzebu tradycyjnego:

Wykonanie toalety pośmiertnej

Transport związany z organizacją pogrzebu

Obsługa ceremonii pogrzebowej (winda, baldachim, nagłośnienie)

Druk i rozwieszenie nekrologów

Obsługa kaplicy

Ubranie zwłok w odzież zakupioną przez Wykonawcę lub przekazaną przez Zamawiającego

Odzież zakupiona przez Wykonawcę

Trumna indywidualne oznaczona

Krzyż

Tabliczka z napisem

Wykopanie, złożenie trumny i zasypanie grobu

Znicz o wysokości nie mniejszej niż 25 centymetrów – min. 48 h

Wiązanka pogrzebowa na świerku składająca się z minimum 5 szt. kwiatów oraz szarfy okolicznościowej

Opłaty i usługi doliczane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika opłat i usług świadczonych na Cmentarzach Komunalnych lub parafialnych za:
- miejsce na cmentarzu komunalnym i opłaty za udostępnienie mienia komunalnego lub parafialnego
- usługi na cmentarzu komunalnym lub parafialnym.

2. W przypadku pogrzebu z kremacją zwłok:

Wykonanie toalety pośmiertnej

Transport związany z organizacją pogrzebu

Obsługa ceremonii pogrzebowej (winda, baldachim, nagłośnienie)

Druk i rozwieszenie nekrologów

Obsługa kaplicy

Ubranie zwłok w odzież zakupioną przez Wykonawcę lub przekazaną przez Zamawiającego

Odzież zakupiona przez Wykonawcę

Urna indywidualnie oznaczona

Kremacja zwłok

Krzyż

Tabliczka z napisem

Wykopanie i zasypane grobu, złożenie urny z prochami do grobu

Znicz o wysokości nie mniejszej niż 25 centymetrów – min. 48h

Wiązanka pogrzebowa na świerku składająca się z minimum 5 szt. kwiatów praz szarfy okolicznościowej

Opłaty i usługi doliczane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika opłat i usług świadczonych na Cmentarzach Komunalnych lub parafialnych za:
- miejsce na cmentarzu komunalnym lub parafialnym i opłaty za udostępnienie mienia komunalnego lub parafialnego
- usługi na cmentarzu komunalnym lub parafialnym.
 

V. Postanowienia ogólne dotyczące przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiot zmówienia realizowany będzie na podstawie §6 ust.1 pkt 10 lit. g
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012 r. w sprawie
domów pomocy społecznej (Dz.U. 2025 poz.51).
2. Przy zlecaniu realizacji konkretnego pogrzebu Zamawiający zastrzega sobie możliwość
rezygnacji z niektórych elementów usługi pogrzebowej (np. zakupu odzieży).
Wynagrodzenie Wykonawcy za sprawienie pogrzebu będzie pomniejszone o wartość
niezrealizowanego elementu usługi pogrzebowej zgodnie z załącznikiem nr 1 (formularz
oferty) – w zależności od wybranej części zamówienia.
3. Wykonawca rozpocznie realizację usługi na telefoniczne zlecenie Zamawiającego, które
zostanie następnie potwierdzone pisemnym zleceniem, najpóźniej w terminie 3 dni od
dnia zgłoszenia.
4. Wykonawca przystąpi do wykonania usługi niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3
godzin od otrzymania zgłoszenia.
5. Zabranie zwłok z miejsca wskazanego przez Zamawiającego winno nastąpić w ciągu 3
godzin od momentu otrzymania zlecenia od Zamawiającego na dokonanie pochówku.
6. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania zamówienia zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności zgodnie z:
- ustawą z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U. 2024 r.
poz. 576 ze zm.),
- Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze
zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz.U.2021r. poz. 1910),
- Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu
przechowywania zwłok i szczątków (Dz.U. 2011 r. nr 75, poz. 405),

- Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania
pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz.U. 2007 r. nr 249,
poz. 1866),
- zgodnie z pozostałymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, normami
etycznymi oraz z powszechnie przyjętymi zasadami wykonywania usługi o tym
charakterze.
7. Wykonawca musi posiadać samochód dostosowany do przewozu zwłok.
8. Zamawiający ma prawo do bieżącej kontroli jakości świadczonych usług i prawidłowości
realizacji usług pogrzebowych przez upoważnionych pracowników Zamawiającego na
każdym etapie realizacji usługi.
9. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu fakturę za wykonanie usługi w terminie 2 dni od
dnia dokonania pogrzebu.
10. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
11. Jeżeli Zamawiający zleci Wykonawcy wykonanie przedmiotu zamówienia a następnie
zgłoszą się osoby/instytucje posiadające prawo do pochowania zwłok na podstawie ustaw
o cmentarzach i chowaniu zmarłych w ramach zasiłku pogrzebowego to Wykonawca
zobowiązany będzie do wykonania usługi pogrzebowej według wskazówek tych
osób/instytucji, jak również do rozliczenia kosztów z osobami/instytucjami uprawnionymi
do pochowania zwłok.
12. W sytuacji opisanej w ust. 11 Zamawiający anuluje złożone zamówienia, a wykonawca
nie będzie dochodził w stosunku do Zamawiającego żadnych roszczeń z powodu
anulowania tego zamówienia.
 

VI. Zawartość dokumentacji ofertowej
Zaproszenie do składania ofert wraz z załącznikami:
1. Formularz oferty – Załącznik nr 1 do zaproszenia wraz z dodatkowymi załącznikami:
2. Klauzula informacyjna – Załącznik nr 2,
3. Wzór umowy – Załącznik nr 3.
 

VII. Termin wykonania zamówienia
Wymagany termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2026 r.
W przypadku podpisania umowy przed 01.01.2026 r. termin realizacji przedmiotu
zamówienia nastąpi od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r.
 

VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim z zachowaniem
formy pisemnej.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy
pisemnie.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują dokumenty faksem lub przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie
potwierdza fakt ich otrzymania.
4. Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcami są:
Piotr Rek tel. (55) 277 42 36 lub (55) 277 42 57.

 

IX. Opis sposobu przygotowania ofert
1. Ofertę wraz z załącznikami składa się, pod rygorem nieważności, w języku polskim
w formie pisemnej, podpisaną przez osobę/by upoważnioną do reprezentowania
Wykonawcy.
2. Zaleca się aby każda zapisana strona oferty była ponumerowana kolejnym numerami
i spięta lub zszyta w sposób uniemożliwiający samoistne rozkompletowanie oferty.
3. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do
reprezentowania Wykonawcy. Upoważnienie do podpisywania oferty musi być dołączone
do oferty, jeżeli nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
4. Wszystkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane
własnoręcznie przez osoby uprawnione do podpisywania dokumentów i oświadczeń woli.
5. Oferty należy składać w nieprzejrzystych i zamkniętych kopertach lub opakowaniach.
Należy stosować koperty lub opakowania zewnętrzne i wewnętrzne.
 

Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego na adres:
 

Dom Pomocy Społecznej „Słoneczne Wzgórze” ul. Słoneczna 14, 82-420 Ryjewo, budynek A
z opisem: zapytanie ofertowe:
„Świadczenie kompleksowych usług pogrzebowych zmarłym mieszkańcom,
których pochowanie zleca Dom Pomocy Społecznej „Słoneczne Wzgórze” w Ryjewie”
 

NIE OTWIERAĆ PRZED TERMINEM: 08.12.2025 rok godz. 10: 00
 

Koperta wewnętrzna powinna być zaadresowana i oznakowana jak wyżej, a ponadto
opatrzona nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy.
Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania powyższych
warunków przez Wykonawców.
 

X. Termin składania i otwarcia ofert .
1. Oferty należy składać na adres Dom Pomocy Społecznej „Słoneczne Wzgórze” ul. Słoneczna 14, 82 – 420 Ryjewo, nie później niż do dnia 08.12.2025 roku do godz. 10:00
2. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 08.12.2025 roku o godz. 10:15 w siedzibie
Zamawiającego – pokój nr 7
 

XI. Opis sposobu obliczania ceny – dotyczy pogrzebu tradycyjnego lub pogrzebu
z kremacją zwłok.
1. Cena oferty wynika z sumy:
- ryczałtowej ceny jednostkowej za jedno świadczenie pochówku tradycyjnego oraz
pogrzebu z kremacją zwłok
Łączna cena oferty brutto winna zostać wyliczona zgodnie z poniższymi zasadami:
- wartość łącznej ceny oferty stanowi sumę pozycji z tabeli nr 1 i 2 formularza oferty
i powinna być wskazana w pkt 1 formularza oferty.
2. Cena oferty określa cały przedmiot zamówienia.
Dla porównania i oceny ofert będzie brana pod uwagę łączna cena oferty brutto (cena
brutto jednego pogrzebu tradycyjnego oraz pogrzebu z kremacją zwłok).
3. Do cen wskazanych w formularzu oferty w tabeli nr 1 lub 2 będzie doliczana przy
realizacji przedmiotu zamówienia kwota opłaty i usługi doliczana na podstawie aktualnie
obowiązującego cennika opłat i usług świadczonych na Cmentarzu Komunalnym lub
parafialnym za:
- miejsca na cmentarzu komunalnym lub parafialnym i opłaty za udostępnienie mienia
komunalnego lub parafialnego,
- usługi na cmentarzu komunalnym lub parafialnym.
 

XII. Kryteria oceny ofert
1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich
znaczeniem:
Cena – 100 %
Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę zamówienia
(cena brutto jednego pogrzebu tradycyjnego oraz pogrzebu z kremacją zwłok).
2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
 

XIII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty
w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
1. Wybrany przez Zamawiającego Wykonawca otrzyma informację o wyborze Wykonawcy
oraz terminie i miejscu podpisania umowy.
2. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej.
3. Umowę podpisuje Kierownik zamawiającego w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach
oraz osoba reprezentująca Wykonawcę – zgodnie z uprawnieniami.
4. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Zamawiający zamieszcza na stronie podmiotowej
Biuletynu Informacji Publicznej

 

 

 

 

 

 

Dyrektor DPS Słoneczne Wzgórze

Jolanta Mroczek